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原則技巧,速戰速決開完會 |
房東:城哥 發表時間:2012-07-26 |
開會,是組織內公認最浪費時間的活動之一。 開會一小時的成本,等於每一個與會者的時薪總和, 而這還不包括與會者出席時間的機會成本在內。 因此,會議的成本經常比會議所能帶來的利潤高出很多。
以下3項基本原則和4個開會技巧,可有助於減少會議時間的浪費:
◆原則1:取消不必要的會議 或許你早就感覺到,某些會議根本毫無效用, 甚至是沒必要特別花時間開會討論的。 因此,提升會議效率首先要做的就是, 依據你擁有的權限,取消所有不必要的會議。
◆原則2:儘量縮短時間 如果一定要開會,應儘量縮短時間。 議程決定後,先估計會議所需時間,將結束時間寫在會議通知上, 並嚴格遵守,只可提前結束,不可超過預定時間。 絕不要養成一開會,就耗去整個早上或下午的習慣。
◆原則3:排除不必要的與會人士 會議並不是愈多人出意見愈好, 不是絕對必要參與會議的人,就應加以排除。 假使需要他們提供協助,可事先請教他們。
做到上述3個原則後,若再利用以下4個技巧, 做好會議前的準備工作,將使會議進行得更順暢:
◆技巧1:按重要性排定議程 安排議程時,應依照議題的重要性,安排討論的先後順序。 根據80/20法則,即使沒時間討論完所有議題, 但完成前面20%的議題,就幾乎解決了80%的問題。
◆技巧2:會前提供參考資料 盡可能在會前就把會議資料發給與會人員, 讓他們在開會前就能事先閱讀資料,以免開會時再花時間看。 而由於預先閱讀了資料,與會者便能在開會時, 有系統地提出事先整理好的意見。
◆技巧3:事先整理解決方案 大多數人是被動的,即使事先發給討論議題,也少有人做準備。 因此,會議主持人最好事先請相關人員整理出所要討論議題的解決方案, 以及每個方案的利弊得失。 否則,等到開會時再請每個人當場花時間思考,不但會延誤會議進度, 甚至還有可能因時間不夠,而得拖到下次會議才能決議。
◆技巧4:準時開會 許多會議都染上了於開會時間10分鐘後才正式開始的惡習。 這種惡習持續一段時間後,將繼續惡化,從10分鐘延到15、20分鐘, 導致原本準時的人,也會養成晚到的習慣, 因為大家都知道,就算準時到,也還是要等別人。 碰到這種狀況,「準時開會」就是最好的解決之道, 可讓經常遲到的人感到不好意思,主動改善遲到的壞習慣。
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1 樓住戶:夜雲 發表時間:2015-03-15 |
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